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事业单位考试公共基础知识:公文概述

时间:2013-12-12 15:50:48  来源:  作者:

  公文概述

  一、公文的概念

  公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式,经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报,下同),是传达贯彻党和国家政策、方针,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

  二、公文的特点与功能

  (一)公文的特点

  1.由法定作者制发。

  2.法定的现实执行效用。

  3.具有规范的体式。

  4.履行法定程序。

  (二)公文的功能

  公文是能够逾越时间与空间的限制,有效传递公务活动所需的信息的重要工具,这一功能主要表现在下述方面:

  1.公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令,在公务活动中发挥领导和指导的作用,是加强集中领导,维护政令统一,保证工作步伐整齐一致的有效形式。

  2.公文是下级机关请示、报告工作,反映情况,沟通自下而上纵向联系的基本手段。

  3.公文用于发布行政法规与规章,在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。

  4.公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。

  5.公文具有较强的政策性、理论性,在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用,是教育干部和群众的好教材。

  6.公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份,记录了各项管理活动的性质、状态,因此,具有重要的凭证作用。

  三、公文的分类

  (一)通用公文与专用公文

  根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)分成通用公文和专用公文。通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件,如请示、报告、函等;专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件,如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。

  (二)对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件

  这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件,内容不涉及国家秘密,可以直接对国内外公开发布;限国内公开文件,内容虽不涉及国家秘密,但其内容不宜或不必向国外公布;内部使用文件,内容不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,只有在本系统或本机关内部使用;秘密文件,其内容含有一般的国家秘密,泄露会使国家安全、利益遭受损害;机密文件,是指含有重要的国家秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害;绝密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。

  (三)上行文、平行文、下行文

  这是公文制发机关根据行文方向而划分的,上行文,指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文;平行文,是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文;下行文,向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。

  (四)规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件

  这是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的,用以规定行为规范的法规、规章等;领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章,指导、布置工作,阐明领导指导原则的文件;公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件;陈述呈请性文件指用于汇报工作,陈述情况,提出建议,请求指示或请求批准的文件;商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件;证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。

  (五)平件、急件、特急件

  这是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求,按常规处理的文件;急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件;特急件是指内容非常重要并特别紧急,需立即优先迅速传递处理的文件。

  (六)收文、发文

  这是机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件;发文是指本机关制作发往外部的文件,本机关制成只供内部使用的也称发文。

  四、通用公文文种

  文种,也叫做公文名称,是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种,不但为公文撰写、处理提供便利,而且有利于维护公文的权威性及有效性。

  我国行政系统的通用公文文种有:

  (一)规范性文件

  1.条例。用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定,国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

  2.规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

  3.办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

  4.决定。用于对重要事项或者重大行动作出安排。

  (二)领导指导性文件

  1.命令(令)。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

  2.指示。用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。

  3.批复。用于答复下级机关的请示事项。

  4.通知。用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

  5.通报。用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

  (三)公布性文件

  1.公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

  2.通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

  (四)陈述呈请性文件

  1.议案。用于各级人民政府按法定程序向同级人代会或其常务委员会提请审议事项。

  2.请示。用于向上级机关请求指示、批准。

  3.报告。用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

  4.调查报告。用于反映调查研究的成果,揭示事物的真相与规律。

  (五)商洽性文件

  函,用于不相隶属机关问商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。

  (六)会议文件

  会议纪要,用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要,在需要对外公开报道时,以“会议公报”公布。

  五、公文的文体

  文体即文章的体裁。公文的文体是以叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文件。

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